Ils nous font confiance
Référentiel flotte
& cycle de vie complet
Centralisez l’ensemble de votre parc automobile dans un référentiel unique : véhicules, documents, historiques et données clés, accessibles par tous les métiers.
- Base de données unique et fiable
- Cycle de vie complet du véhicule
- Accès multi-métiers sécurisé
Problématique
Sans outil structuré,
la gestion du parc devient complexe
Données dispersées
Les informations véhicules sont éclatées entre tableurs, mails et systèmes hétérogènes.
Historique incomplet
Impossible de retracer le cycle de vie complet d’un véhicule de la commande à la restitution.
Accès cloisonné
Chaque métier (finance, RH, flotte) utilise ses propres fichiers sans vue partagée.
Risques documentaires
Les documents (carte grise, assurance, contrôle technique) expirent sans alerte ni suivi centralisé.
Ce que Drivein change pour votre référentiel flotte
01
Centralisation automatique des données
Toutes les informations de vos véhicules, contrats, conducteurs et documents sont regroupées dans un référentiel unique, mis à jour en temps réel.
Import automatique des données constructeurs et loueurs
Historique complet : sinistres, entretiens, affectations
Documents associés avec alertes d’échéance
02
Vision 360° de chaque véhicule
Accédez à la fiche complète d’un véhicule en un clic : données techniques, financières, contractuelles et opérationnelles.
Fiche véhicule consolidée et dynamique
Lien direct avec le conducteur affecté
Accès aux coûts, contrats et incidents
03
Gestion du cycle de vie
Suivez chaque véhicule de la commande à la restitution, avec des jalons clairs et des alertes automatiques.
Suivi de commande et livraison
Planification des renouvellements
Workflow de restitution guidé
Comment ça fonctionne
Une mise en place simple et rapide
01
Import des données
Connectez vos loueurs, constructeurs et fichiers existants
02
Structuration automatique
Drivein organise et catégorise les informations
03
Référentiel opérationnel
Une base fiable, partagée et à jour pour tous les métiers
04
Suivi et alertes
Notifications et tableaux de bord dynamiques
Cas d’usage
Ce que le référentiel flotte change pour chaque métier
Découvrez comment Drivein répond concrètement aux enjeux de chaque fonction.
Retrouver l’historique complet d’un véhicule en 1 clic
Kilométrage, entretiens, sinistres, conducteurs successifs : chaque véhicule dispose d’une fiche complète et instantanément accessible.
Vérifier les documents à jour de tout le parc
Contrôle technique, assurance, carte grise : Drivein alerte automatiquement avant chaque échéance pour zéro document expiré.
Anticiper les restitutions et renouvellements
Visualisez les fins de contrat à venir et planifiez vos renouvellements sans urgence, avec toutes les données de coût à disposition
Piloter tous vos contrats fournisseurs depuis un seul endroit
Contrats loueurs, assureurs, pétroliers, garages : chaque contrat est rattaché aux véhicules concernés dans le référentiel, avec ses conditions et ses échéances.
Anticiper les renégociations avec des données consolidées
Historique de consommation, sinistralité, coûts d’entretien : entrez en négociation avec toutes les données réelles de votre parc, plus jamais à l’aveugle.
Comparer objectivement vos fournisseurs de flotte
Coût réel par loueur, taux de disponibilité, délais d’intervention, respect des SLA : le référentiel flotte agrège toutes les données pour arbitrer entre vos partenaires.
Consolider le TCO de la flotte par entité et filiale
Le référentiel flotte alimente automatiquement le calcul du TCO par véhicule, par entité et par filiale. Vos comités budgétaires se préparent en quelques heures au lieu de plusieurs jours.
Fiabiliser vos déclarations fiscales flotte
Toutes les données nécessaires à la TVS, aux amortissements non déductibles et aux avantages en nature sont centralisées et à jour. Les exports fiscaux sont produits en un clic.
Simuler l’impact financier d’un renouvellement de flotte
Sur la base des données du référentiel (âge, kilométrage, coût par véhicule), simulez plusieurs scénarios de renouvellement et arbitrez sur des données objectives.
Gérer les attributions véhicules et la car policy
Chaque affectation véhicule-conducteur est tracée dans le référentiel avec la car policy applicable, l’historique des attributions et les documents signés.
Suivre les permis de conduire de vos collaborateurs
Dates de validité, catégories, suspensions éventuelles : les permis de tous les conducteurs sont centralisés avec alertes automatiques d’échéance et de renouvellement.
Produire les données AEN prêtes à intégrer en paie
Le référentiel flotte génère automatiquement les avantages en nature par conducteur, avec la nouvelle méthode de calcul (réforme février 2025) et l’abattement VE si applicable.
Fonctionnalités liées
Aller plus loin avec Drivein
Maintenance & conformité
Alertes automatiques et suivi des interventions pour zéro échéance oubliée.
Conducteurs & application mobile
Gérez les attributions et documents conducteurs depuis une app mobile dédiée.
+10 000
véhicules gérés
100%
Hébergement sécurisé
RGPD
Conformité garantie
API
Intégrations SI
FAQ
Questions fréquentes sur le référentiel flotte
Centraliser une flotte automobile dispersée entre tableurs, mails et systèmes hétérogènes se fait en 4 étapes avec un logiciel comme Drivein :
- Auditer les sources existantes : fichiers Excel, portails loueurs, factures assureurs, dossiers papier
- Importer massivement les données dans une base unique via des connecteurs natifs ou des imports Excel guidés
- Laisser l’IA structurer les documents : classement automatique des cartes grises, contrats, attestations
- Paramétrer les alertes et les droits d’accès par métier (Finance, RH, Achats, Flotte)
Le référentiel devient la source unique de vérité pour tous les services. Compter en moyenne 4 à 8 semaines de déploiement selon la taille du parc.
Le cycle de vie d’un véhicule d’entreprise recouvre l’ensemble des étapes de sa présence dans la flotte, de son acquisition à sa sortie :
- Commande et livraison : validation de la car policy, choix du modèle, suivi de commande
- Mise en service : immatriculation, affectation à un conducteur, remise des documents
- Exploitation quotidienne : entretien, sinistres, changements de conducteurs, contrôles réglementaires
- Fin de vie contractuelle : anticipation de la restitution (véhicule loué) ou de la revente
- Sortie du parc : état des lieux final, facturation des frais éventuels, mise à jour des données
Un logiciel de gestion de flotte trace chaque étape avec des jalons et des alertes, ce qui évite les mauvaises surprises en fin de contrat (surloyers, frais de restitution).
La durée de conservation des données véhicule après sortie de flotte dépend de la nature des données et des obligations légales :
- Les données comptables et fiscales (contrats, factures, déclarations TVS) sont conservées 10 ans (obligation légale)
- Les données d’assurance et sinistres sont conservées 5 ans après la fin du contrat
- Les données conducteurs sont anonymisées ou supprimées selon la politique RGPD de l’entreprise, dans un délai maximum de 3 ans post-affectation
- Les données techniques du véhicule (historique kilométrage, entretiens) peuvent être conservées à des fins de statistiques anonymisées
Drivein permet de paramétrer ces durées et automatise la purge ou l’anonymisation à échéance, en conformité avec le RGPD.
Prêt à vous lancer ?
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votre périmètre de flotte
Une démonstration personnalisée selon vos enjeux