Mettre un véhicule de service à la disposition d'un collaborateur engage la responsabilité de l'employeur. Il s'agit d'un équipement de travail, comme un ordinateur, dont l'usage est réservé aux activités professionnelles. Cette règle le distingue du véhicule de fonction.
Un véhicule de service est un outil fourni à un salarié pour ses missions. Le véhicule reste la propriété de l'entreprise, qui prend en charge sa gestion, son entretien et son assurance. Son utilisation est limitée au cadre du contrat de travail. Le salarié ne peut utiliser ce véhicule pour des déplacements personnels, y compris le trajet domicile-travail, sauf si une clause au contrat le précise.
La différence avec le véhicule de fonction
La distinction entre un véhicule de service et un véhicule de fonction est claire. Le véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles et constitue un complément de rémunération, un avantage en nature.
Les points de distinction sont :
Usage : Professionnel pour le véhicule de service. Mixte pour celui de fonction.
Statut fiscal : L'utilisation personnelle d'un véhicule de fonction génère un avantage en nature taxable. Le véhicule de service ne constitue pas un avantage en nature. Pour en savoir plus, consultez ce guide sur le calcul de l'avantage en nature pour un véhicule.
Gestion : Le véhicule de service doit être stationné sur le lieu de travail en dehors des heures de travail. Le bénéficiaire d'un véhicule de fonction peut le conserver à son domicile.
Les obligations initiales
Confier un véhicule de service déclenche des obligations pour l'employeur. Le rôle est de garantir que cet équipement de travail est sûr et conforme à la loi.
Cela couvre plusieurs domaines :
Assurance du véhicule : Souscrire une assurance automobile professionnelle pour couvrir les risques liés aux déplacements.
Entretien et maintenance : Veiller au bon état du véhicule, incluant révisions, réparations et contrôle technique.
Gestion administrative : Paiement des taxes et gestion des infractions routières.
Le cadre légal et administratif
La gestion d'un véhicule de service demande de la rigueur pour respecter la loi. Il faut protéger l'entreprise, le conducteur et les usagers de la route.
L'assurance professionnelle
Chaque véhicule de service doit être couvert par une assurance automobile professionnelle. Ce contrat doit couvrir la responsabilité civile de l'entreprise en cas de dommages causés par un salarié dans le cadre de sa mission.
La gestion des infractions
Lorsqu'une infraction est commise, l'avis de contravention est envoyé au représentant légal de l'entreprise. L'employeur a l'obligation de désigner le conducteur qui était au volant.
Depuis 2017, la loi impose à l'employeur de désigner le salarié fautif dans un délai de 45 jours. Le non-respect de cette obligation expose l'entreprise à une amende pouvant atteindre 3 750 euros.
La formalisation des règles
Pour clarifier les règles, il est recommandé de rédiger un document interne comme une charte d'utilisation ou car policy. Ce document fixe les droits et devoirs du salarié et de l'entreprise.
Ce document doit aborder :
Conditions d'utilisation : Rappel de l'usage professionnel, avec précision sur les horaires ou zones autorisées.
Devoirs du conducteur : Obligations du salarié, comme la vérification des niveaux ou la propreté du véhicule.
Procédure en cas d'incident : Marche à suivre en cas d'accident, de panne ou de vol.
Règles sur les infractions : Rappel de la responsabilité personnelle du salarié et de la procédure de désignation.
La sécurité et l'entretien du véhicule
L'obligation de sécurité est un pilier de la gestion d'un véhicule de service. L'employeur doit fournir un outil de travail en état de fonctionnement.
La maintenance préventive
Une gestion proactive de l'entretien est nécessaire. Il faut mettre en place un calendrier d'interventions pour chaque véhicule.
Ce calendrier doit intégrer :
Entretiens périodiques : Révisions préconisées par le constructeur.
Contrôle technique : Obligation légale à anticiper.
Vérification des équipements de sécurité : Pneus, freins, éclairage.
Les conséquences d'un manquement
Négliger l'entretien d'un véhicule de service est un risque. Si un accident survient à cause d'un défaut de maintenance, la responsabilité de l'employeur peut être engagée. Les conséquences peuvent être de nature civile et pénale. Un suivi est la meilleure protection contre ces risques. Pour en savoir plus, consultez les meilleures pratiques en matière de gestion des accidents au sein d'une flotte automobile.
La traçabilité
Pour prouver le respect de l'obligation de sécurité, il faut conserver une trace écrite de toutes les interventions. Le carnet d'entretien doit être à jour, avec archivage des factures. Des plateformes comme Drivein permettent de centraliser ces informations.
Élément de contrôle
Action requise
Fréquence recommandée
Conséquence en cas de manquement
Entretien constructeur
Suivre le carnet d’entretien
Selon préconisations
Perte de garantie, usure, panne
Contrôle technique
Prise de RDV et passage
4 ans après 1ère immat., puis tous les 2 ans
Amende, immobilisation, non-couverture assurance
Pneumatiques
Vérification pression et usure
Mensuelle
Risque d’accident, amende
Freinage
Contrôle visuel et niveaux
Tous les 6 mois / 10 000 km
Danger pour la sécurité, responsabilité pénale
Éclairage
Vérification des feux
Mensuelle
Amende, défaut de visibilité, risque d’accident
Équipements
Présence gilet et triangle
Vérification annuelle
Amende en cas de contrôle
La fiscalité et les finances
La gestion d'un véhicule de service est un engagement financier et fiscal. L'usage professionnel définit le traitement fiscal du véhicule.
L'absence d'avantage en nature
Un véhicule de service est un outil de travail à usage professionnel. L'absence d'usage privé explique pourquoi il n'est pas considéré comme un avantage en nature. L'entreprise n'a donc pas de cotisations sociales à payer sur sa mise à disposition. Si l'employeur tolère un usage privé, un risque de requalification par l'URSSAF existe.
La taxe sur les véhicules de société (TVS)
Le véhicule de service est soumis à la Taxe sur les Véhicules de Société, remplacée en 2022 par deux taxes annuelles basées sur les émissions de CO2 et les polluants atmosphériques. Les véhicules 100% électriques ou à hydrogène sont exonérés. Pour approfondir le sujet, ce guide vous accompagne pour tout savoir sur la fiscalité automobile.
Les frais déductibles
Les dépenses liées à un véhicule de service sont des charges déductibles du résultat imposable de l'entreprise.
Sont déductibles :
Le carburant pour les déplacements professionnels.
L'entretien et les réparations.
Les primes d'assurance.
L'amortissement du véhicule ou les loyers de location, avec un plafonnement selon les émissions de CO2.
Établir des règles d'utilisation
Un cadre précis pour l'utilisation du véhicule de service est nécessaire pour délimiter les responsabilités.
La charte d'utilisation
La charte d'utilisation est un document interne remis à chaque conducteur. Il détaille les modalités d'usage du véhicule. La communication de ces règles peut s'appuyer sur des techniques de communication professionnelle.
Interdictions : Transport de passagers non autorisés, prêt du véhicule.
Entretien courant : Vérifications à la charge du conducteur.
Procédures en cas d'incident
La charte doit prévoir des procédures en cas de panne, d'accident ou de vol. Elle doit indiquer les contacts à joindre et les démarches à suivre.
Formation des conducteurs
Une session de formation peut accompagner la remise de la charte pour s'assurer de la compréhension des règles. La formation peut inclure un rappel des règles internes et une sensibilisation à l'éco-conduite.
La gestion d'une flotte automobile engage la responsabilité de l'entreprise. Pour optimiser les coûts et l'efficacité, une solution centralisée est recommandée. Drivein propose une plateforme pour le suivi des véhicules, de la gestion des amendes à la fiscalité, pour un pilotage de votre parc.
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Guide sur le véhicule de service et les obligations de l’employeur
Mettre un véhicule de service à la disposition d'un collaborateur engage la responsabilité de l'employeur. Il s'agit d'un équipement de travail, comme un ordinateur, dont l'usage est réservé aux activités professionnelles. Cette règle le distingue du véhicule de fonction.
Un véhicule de service est un outil fourni à un salarié pour ses missions. Le véhicule reste la propriété de l'entreprise, qui prend en charge sa gestion, son entretien et son assurance. Son utilisation est limitée au cadre du contrat de travail. Le salarié ne peut utiliser ce véhicule pour des déplacements personnels, y compris le trajet domicile-travail, sauf si une clause au contrat le précise.
La différence avec le véhicule de fonction
La distinction entre un véhicule de service et un véhicule de fonction est claire. Le véhicule de fonction peut être utilisé à des fins personnelles et constitue un complément de rémunération, un avantage en nature.
Les points de distinction sont :
Usage : Professionnel pour le véhicule de service. Mixte pour celui de fonction.
Statut fiscal : L'utilisation personnelle d'un véhicule de fonction génère un avantage en nature taxable. Le véhicule de service ne constitue pas un avantage en nature. Pour en savoir plus, consultez ce guide sur le calcul de l'avantage en nature pour un véhicule.
Gestion : Le véhicule de service doit être stationné sur le lieu de travail en dehors des heures de travail. Le bénéficiaire d'un véhicule de fonction peut le conserver à son domicile.
Les obligations initiales
Confier un véhicule de service déclenche des obligations pour l'employeur. Le rôle est de garantir que cet équipement de travail est sûr et conforme à la loi.
Cela couvre plusieurs domaines :
Assurance du véhicule : Souscrire une assurance automobile professionnelle pour couvrir les risques liés aux déplacements.
Entretien et maintenance : Veiller au bon état du véhicule, incluant révisions, réparations et contrôle technique.
Gestion administrative : Paiement des taxes et gestion des infractions routières.
Le cadre légal et administratif
La gestion d'un véhicule de service demande de la rigueur pour respecter la loi. Il faut protéger l'entreprise, le conducteur et les usagers de la route.
L'assurance professionnelle
Chaque véhicule de service doit être couvert par une assurance automobile professionnelle. Ce contrat doit couvrir la responsabilité civile de l'entreprise en cas de dommages causés par un salarié dans le cadre de sa mission.
La gestion des infractions
Lorsqu'une infraction est commise, l'avis de contravention est envoyé au représentant légal de l'entreprise. L'employeur a l'obligation de désigner le conducteur qui était au volant.
Depuis 2017, la loi impose à l'employeur de désigner le salarié fautif dans un délai de 45 jours. Le non-respect de cette obligation expose l'entreprise à une amende pouvant atteindre 3 750 euros.
La formalisation des règles
Pour clarifier les règles, il est recommandé de rédiger un document interne comme une charte d'utilisation ou car policy. Ce document fixe les droits et devoirs du salarié et de l'entreprise.
Ce document doit aborder :
Conditions d'utilisation : Rappel de l'usage professionnel, avec précision sur les horaires ou zones autorisées.
Devoirs du conducteur : Obligations du salarié, comme la vérification des niveaux ou la propreté du véhicule.
Procédure en cas d'incident : Marche à suivre en cas d'accident, de panne ou de vol.
Règles sur les infractions : Rappel de la responsabilité personnelle du salarié et de la procédure de désignation.
La sécurité et l'entretien du véhicule
L'obligation de sécurité est un pilier de la gestion d'un véhicule de service. L'employeur doit fournir un outil de travail en état de fonctionnement.
La maintenance préventive
Une gestion proactive de l'entretien est nécessaire. Il faut mettre en place un calendrier d'interventions pour chaque véhicule.
Ce calendrier doit intégrer :
Entretiens périodiques : Révisions préconisées par le constructeur.
Contrôle technique : Obligation légale à anticiper.
Vérification des équipements de sécurité : Pneus, freins, éclairage.
Les conséquences d'un manquement
Négliger l'entretien d'un véhicule de service est un risque. Si un accident survient à cause d'un défaut de maintenance, la responsabilité de l'employeur peut être engagée. Les conséquences peuvent être de nature civile et pénale. Un suivi est la meilleure protection contre ces risques. Pour en savoir plus, consultez les meilleures pratiques en matière de gestion des accidents au sein d'une flotte automobile.
La traçabilité
Pour prouver le respect de l'obligation de sécurité, il faut conserver une trace écrite de toutes les interventions. Le carnet d'entretien doit être à jour, avec archivage des factures. Des plateformes comme Drivein permettent de centraliser ces informations.
La fiscalité et les finances
La gestion d'un véhicule de service est un engagement financier et fiscal. L'usage professionnel définit le traitement fiscal du véhicule.
L'absence d'avantage en nature
Un véhicule de service est un outil de travail à usage professionnel. L'absence d'usage privé explique pourquoi il n'est pas considéré comme un avantage en nature. L'entreprise n'a donc pas de cotisations sociales à payer sur sa mise à disposition. Si l'employeur tolère un usage privé, un risque de requalification par l'URSSAF existe.
La taxe sur les véhicules de société (TVS)
Le véhicule de service est soumis à la Taxe sur les Véhicules de Société, remplacée en 2022 par deux taxes annuelles basées sur les émissions de CO2 et les polluants atmosphériques. Les véhicules 100% électriques ou à hydrogène sont exonérés. Pour approfondir le sujet, ce guide vous accompagne pour tout savoir sur la fiscalité automobile.
Les frais déductibles
Les dépenses liées à un véhicule de service sont des charges déductibles du résultat imposable de l'entreprise.
Sont déductibles :
Le carburant pour les déplacements professionnels.
L'entretien et les réparations.
Les primes d'assurance.
L'amortissement du véhicule ou les loyers de location, avec un plafonnement selon les émissions de CO2.
Établir des règles d'utilisation
Un cadre précis pour l'utilisation du véhicule de service est nécessaire pour délimiter les responsabilités.
La charte d'utilisation
La charte d'utilisation est un document interne remis à chaque conducteur. Il détaille les modalités d'usage du véhicule. La communication de ces règles peut s'appuyer sur des techniques de communication professionnelle.
La charte doit couvrir :
Périmètre d'utilisation : Usage strictement professionnel.
Interdictions : Transport de passagers non autorisés, prêt du véhicule.
Entretien courant : Vérifications à la charge du conducteur.
Procédures en cas d'incident
La charte doit prévoir des procédures en cas de panne, d'accident ou de vol. Elle doit indiquer les contacts à joindre et les démarches à suivre.
Formation des conducteurs
Une session de formation peut accompagner la remise de la charte pour s'assurer de la compréhension des règles. La formation peut inclure un rappel des règles internes et une sensibilisation à l'éco-conduite.
La gestion d'une flotte automobile engage la responsabilité de l'entreprise. Pour optimiser les coûts et l'efficacité, une solution centralisée est recommandée. Drivein propose une plateforme pour le suivi des véhicules, de la gestion des amendes à la fiscalité, pour un pilotage de votre parc.
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