Pour la facturation des frais de déplacement à un client, deux méthodes existent : le remboursement au réel sur justificatifs ou l’application d’un forfait. Le choix dépend de la nature des missions et de l’accord avec le client.
Poser un cadre pour la facturation des frais
Refacturer des frais de déplacement demande une méthode de calcul définie en amont et inscrite dans les documents contractuels. Ce processus garantit la transparence et prévient les discussions au moment du paiement.
Choisir sa méthode de facturation
Deux manières de quantifier les frais de déplacement à refacturer existent. Chacune suit ses propres règles.
Le remboursement au réel : Cette méthode consiste à facturer au client le montant exact de chaque dépense engagée. Cela demande de conserver tous les justificatifs (factures d’hôtel, tickets de péage, reçus de carburant) pour prouver chaque dépense. La précision est son principal atout.
L’application d’un forfait : Cette approche simplifie le processus. Un montant fixe est défini pour couvrir les déplacements, soit un prix unique par intervention, soit un tarif basé sur une grille kilométrique. L’avantage est la gestion administrative allégée, sans la nécessité de traiter de nombreux reçus.
Le choix dépend de l’activité. Pour des missions impliquant des déplacements longs, un suivi au réel est souvent plus juste. Pour des interventions locales et régulières, le forfait représente un gain de temps.
Quelle que soit la méthode retenue, il convient de l’appliquer de manière cohérente à tous les clients, sauf accord spécifique. Cette constance doit faire partie des conditions générales de vente.
Frais ou débours : la distinction
Une distinction existe entre la refacturation de frais et la gestion des débours. Cette nuance a un impact sur la comptabilité et la gestion de la TVA.
Les frais refacturés sont des dépenses que l’entreprise engage en son nom pour réaliser sa mission. Ils sont intégrés dans la facture finale et font partie du chiffre d’affaires.
À l’inverse, les débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte du client. Par exemple, l’achat d’un billet de train pour le client. Dans ce cas, la facture originale doit être au nom du client. L’entreprise demande le remboursement d’une avance, sans que cela n’impacte son chiffre d’affaires.
Tableau récapitulatif :
Critère
Refacturation de frais
Note de débours
Facture originale au nom de
Votre entreprise
Votre client
Impact sur le chiffre d’affaires
Oui, les montants sont intégrés
Non, c’est une avance
Gestion de la TVA
Vous appliquez et collectez la TVA
Le client gère la TVA directement
La refacturation de frais est une composante de la prestation, tandis que les débours sont une avance de trésorerie.
Formaliser l’accord avec le client
Toute facturation de frais de déplacement doit être mentionnée et validée par le client avant le début de la mission. Les documents commerciaux sont les outils pour cela.
Le devis est la première étape. Une ligne doit spécifier le montant du forfait ou une estimation des frais réels avec la méthode de calcul employée.
Ensuite, les conditions générales de vente (CGV) doivent définir la politique en matière de frais de déplacement. C’est une protection juridique en cas de désaccord.
Si les frais réels dépassent l’estimation, il faut prévenir le client et obtenir son accord écrit, par exemple via un avenant au devis. Sans cette validation, il peut refuser de payer le surplus. La communication est la base d’une relation client.
Calculer avec précision les frais de déplacement
Le calcul des frais de déplacement est une étape pour une facturation transparente. Deux méthodes sont possibles : le remboursement des frais réels ou l’application du barème des indemnités kilométriques. Le choix doit permettre de chiffrer les coûts sans ambiguïté.
Le processus, de l’accord initial avec le client jusqu’à la gestion des justificatifs, se résume en trois étapes.
Ce schéma montre les trois éléments d’une gestion : un accord contractuel, une méthode de calcul et une collecte des justificatifs.
Le calcul via les indemnités kilométriques
Cette méthode s’appuie sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. C’est un système forfaitaire qui englobe les coûts liés à l’usage d’un véhicule personnel pour une mission : la dépréciation, l’entretien, les réparations, l’assurance et le carburant.
Le calcul est le suivant : on multiplie la distance parcourue par le taux correspondant à la puissance fiscale (CV) du véhicule.
Pour l’imposition des revenus de l’année passée, le gouvernement a maintenu les montants. La majoration de 20 % pour les véhicules 100% électriques, introduite en 2021, est toujours en vigueur.
Exemple :
Un consultant utilise sa voiture de 5 CV pour un trajet de 150 km aller-retour. Le barème fiscal pour un véhicule de cette puissance, sur une distance annuelle de moins de 5 000 km, est de 0,636 €/km.
Le calcul est donc : 150 km x 0,636 € = 95,40 €.
L’avantage de cette approche est sa simplicité.
Le calcul sur la base des frais réels
L’autre option consiste à facturer au client chaque euro dépensé durant le déplacement. Cette méthode exige une rigueur : chaque dépense doit être justifiée par une pièce comptable originale et lisible.
Les dépenses qui peuvent être incluses sont :
Les frais de transport : billets de train, d’avion, etc.
Les frais de péage et de stationnement.
Les dépenses de restauration (repas du midi ou du soir).
Les frais d’hébergement, comme les nuits d’hôtel.
Le carburant, à condition de ne pas utiliser le barème kilométrique en parallèle.
La clé du remboursement au réel est la traçabilité. Sans un justificatif (facture, reçu), il est impossible de refacturer la dépense. C’est une protection pour vous et pour votre client, qui garantit la conformité de votre comptabilité.
Pour chaque dépense, le justificatif doit indiquer le montant, la date, la nature du service et le nom du fournisseur. Une organisation est donc requise pour ne rien oublier.
Choisir entre barème kilométrique et frais réels
Le choix de la méthode dépend de la nature et de la fréquence des déplacements. Voici un comparatif des avantages et inconvénients de chaque approche.
Comparatif des méthodes de calcul des frais de déplacement
Critère
Remboursement au réel
Barème kilométrique (forfait)
Simplicité administrative
Faible. Demande de collecter et traiter de nombreux justificatifs.
Élevée. Un relevé des kilomètres parcourus suffit.
Précision du calcul
Élevée. Reflète exactement les dépenses engagées.
Variable. Peut être plus ou moins avantageux selon le coût réel du véhicule.
Prévisibilité pour le client
Moyenne. Le coût final peut fluctuer avec les imprévus (trafic, etc.).
Élevée. Le coût est connu dès que la distance est estimée.
Dépenses couvertes
Large (transport, hébergement, repas, etc.).
Limité à l’usage du véhicule (hors péages et parkings).
Situation idéale
Déplacements longs, avec hébergement et plusieurs modes de transport.
Déplacements fréquents en voiture, locaux ou régionaux.
Pour des missions courtes et régulières en voiture, le barème kilométrique est souvent la solution. Pour des projets impliquant des voyages plus longs avec nuits d’hôtel et billets de train, le calcul au réel est plus juste et adapté pour couvrir l’intégralité des coûts avancés.
Maîtriser les règles de TVA sur les frais refacturés
La gestion de la TVA est un point de la facturation des frais de déplacement au client. Une erreur d’application peut entraîner un redressement fiscal. Il est donc utile de bien faire la différence entre les cas où la TVA s’applique et ceux où elle ne s’applique pas.
La méthode de facturation choisie influe sur les règles. Que vous optiez pour un forfait ou un remboursement au réel, les implications fiscales sont différentes.
La TVA sur les frais facturés au forfait
Quand on choisit de facturer les frais de déplacement au forfait, la règle est simple. Le montant facturé est perçu par l’administration fiscale comme un complément de la prestation principale.
Ce montant est donc soumis à la TVA. Le taux appliqué sera le même que celui du service. Si la prestation principale est taxée à 20 %, le forfait déplacement le sera aussi.
La TVA pour les remboursements au réel
Pour les frais réels, la distinction se joue sur la nature de la dépense et sur la possibilité de récupérer ou non la TVA avancée.
Deux scénarios existent :
Les débours : Si vous avancez une dépense au nom et pour le compte de votre client, la facture originale (du restaurateur, de l’hôtelier…) est établie au nom de votre client. Dans ce cas, ce n’est pas une refacturation, mais un remboursement d’avance. Cette somme n’entre pas dans votre chiffre d’affaires et n’est jamais soumise à la TVA. C’est au client de récupérer la TVA de son côté.
Les frais refacturés : La dépense est engagée au nom de votre entreprise. La facture est à votre nom. Vous devez l’intégrer à votre prestation et la refacturer à votre client. Il faudra appliquer la TVA, même si la dépense de départ ne vous permettait pas de la récupérer (comme une nuit d’hôtel).
Refacturer des frais réels signifie les intégrer dans la base taxable de votre prestation. Ils suivent le même régime de TVA que votre service principal. Un repas d’affaires, par exemple, sera refacturé avec le taux de TVA de votre prestation globale.
Quand peut-on déduire la TVA sur les dépenses engagées ?
Pour la trésorerie, il est utile de savoir sur quelles dépenses vous pouvez récupérer la TVA avant de les facturer au client. Les règles sont définies par le Code Général des Impôts.
Voici un récapitulatif des cas courants :
Type de dépense
TVA récupérable ?
Conditions et remarques
Péages
Oui
La TVA sur les tickets de péage est récupérable.
Carburant
Partiellement
La déduction varie selon le véhicule. Pour l’essence, c’est 80 % pour les véhicules de tourisme et 100 % pour les utilitaires. Pour le gazole et le superéthanol E85, c’est aussi 80 % pour les véhicules de tourisme.
Stationnement
Oui
Les frais de parking ouvrent droit à la récupération de la TVA.
Hébergement (hôtel)
Non
La TVA sur les frais de logement pour les dirigeants ou salariés n’est jamais récupérable, peu importe le motif du déplacement.
Restauration
Oui
Vous pouvez récupérer la TVA sur les notes de restaurant, à condition que la dépense soit justifiée par l’intérêt de l’entreprise.
Billets de transport (train, avion)
Non
Le transport de personnes n’est pas soumis à la TVA récupérable.
Chaque dépense doit être appuyée par une facture mentionnant la TVA pour pouvoir la déduire. La maîtrise de ces règles sécurise la facturation des frais de déplacement au client.
Automatiser pour optimiser la gestion des frais
Gérer la facturation des frais de déplacement au client manuellement est une charge administrative. Entre le suivi des justificatifs papier, les calculs d’indemnités et les ressaisies sur les factures, les erreurs et la perte de temps sont fréquentes. L’automatisation fiabilise les données et accélère les remboursements.
Passer au numérique permet de centraliser l’information et de la rendre accessible. Chaque collaborateur soumet ses dépenses en direct, et la comptabilité a une vision claire pour préparer la facturation client. Cette approche limite les oublis.
Centraliser la capture des justificatifs
La première étape est d’éliminer le papier. Les outils actuels permettent aux équipes de scanner leurs reçus avec leur smartphone.
L’application extrait les informations clés (montant, date, fournisseur, TVA) grâce à la reconnaissance de caractères (OCR). Les données sont enregistrées automatiquement. Cela évite les tickets perdus et la saisie manuelle.
Avoir tous les justificatifs dans un espace numérique sécurisé garantit de les retrouver facilement. Ça simplifie les audits et les contrôles, tout en assurant une traçabilité pour la refacturation au client.
La dématérialisation fait gagner du temps. Un salarié peut traiter une note de frais en moins de 5 minutes au lieu de plus de 30 minutes. Cette efficacité se ressent sur le suivi des dépenses refacturées. C’est une réponse pour optimiser les coûts et rester conforme aux réglementations.
Automatiser le calcul et l’intégration des frais
Une fois les justificatifs capturés, les logiciels de gestion prennent le relais. Ils s’intègrent à des services de cartographie pour calculer les indemnités kilométriques, en appliquant le bon barème fiscal.
Le système applique ensuite les règles propres à l’entreprise, comme les plafonds de remboursement. Les montants sont validés, puis prêts à être injectés dans le logiciel de facturation. Cela élimine les doubles saisies. Les frais de déplacement sont ajoutés sur la facture du client, avec un calcul juste et conforme.
Les bénéfices de cette approche sont :
Fiabilité des calculs : Le système applique les barèmes et politiques internes.
Gain de temps pour la comptabilité : Les données sont prêtes pour la facturation.
Transparence pour le client : La facture détaille des frais calculés sur une base objective.
Définir un circuit de validation interne
L’automatisation inclut un contrôle. Un circuit de validation numérique permet de mettre en place des règles d’approbation. Chaque dépense soumise par un collaborateur est envoyée au manager pour validation.
Le manager reçoit une alerte et peut approuver ou refuser la dépense depuis son ordinateur ou son mobile, après avoir consulté le justificatif. Ce processus garantit que seules les dépenses conformes à la politique de l’entreprise sont remboursées et refacturées.
Ce flux de travail responsabilise les managers, réduit les délais de traitement et donne une vision globale des dépenses. La facturation des frais de déplacement au client devient la dernière étape d’un processus maîtrisé.
Digitaliser la gestion de votre flotte avec Drivein permet de centraliser toutes les données et d’automatiser le suivi des déplacements. Vous simplifiez la collecte des informations et garantissez une facturation précise et conforme. Pour voir comment optimiser la gestion de votre parc, découvrez la solution sur https://drivein-fleet.com.
Ce site utilise des cookies pour améliorer votre expérience de visite, améliorer nos produits et services et mesurer notre audience. Avec votre accord, nous autorisons l'usage de cookies de nos partenaires.AutoriserCookies nécessaires uniquement
Guide pratique: la facturation des frais de déplacement au client
Pour la facturation des frais de déplacement à un client, deux méthodes existent : le remboursement au réel sur justificatifs ou l’application d’un forfait. Le choix dépend de la nature des missions et de l’accord avec le client.
Poser un cadre pour la facturation des frais
Refacturer des frais de déplacement demande une méthode de calcul définie en amont et inscrite dans les documents contractuels. Ce processus garantit la transparence et prévient les discussions au moment du paiement.
Choisir sa méthode de facturation
Deux manières de quantifier les frais de déplacement à refacturer existent. Chacune suit ses propres règles.
Le choix dépend de l’activité. Pour des missions impliquant des déplacements longs, un suivi au réel est souvent plus juste. Pour des interventions locales et régulières, le forfait représente un gain de temps.
Frais ou débours : la distinction
Une distinction existe entre la refacturation de frais et la gestion des débours. Cette nuance a un impact sur la comptabilité et la gestion de la TVA.
Les frais refacturés sont des dépenses que l’entreprise engage en son nom pour réaliser sa mission. Ils sont intégrés dans la facture finale et font partie du chiffre d’affaires.
À l’inverse, les débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte du client. Par exemple, l’achat d’un billet de train pour le client. Dans ce cas, la facture originale doit être au nom du client. L’entreprise demande le remboursement d’une avance, sans que cela n’impacte son chiffre d’affaires.
Tableau récapitulatif :
La refacturation de frais est une composante de la prestation, tandis que les débours sont une avance de trésorerie.
Formaliser l’accord avec le client
Toute facturation de frais de déplacement doit être mentionnée et validée par le client avant le début de la mission. Les documents commerciaux sont les outils pour cela.
Le devis est la première étape. Une ligne doit spécifier le montant du forfait ou une estimation des frais réels avec la méthode de calcul employée.
Ensuite, les conditions générales de vente (CGV) doivent définir la politique en matière de frais de déplacement. C’est une protection juridique en cas de désaccord.
Si les frais réels dépassent l’estimation, il faut prévenir le client et obtenir son accord écrit, par exemple via un avenant au devis. Sans cette validation, il peut refuser de payer le surplus. La communication est la base d’une relation client.
Calculer avec précision les frais de déplacement
Le calcul des frais de déplacement est une étape pour une facturation transparente. Deux méthodes sont possibles : le remboursement des frais réels ou l’application du barème des indemnités kilométriques. Le choix doit permettre de chiffrer les coûts sans ambiguïté.
Le processus, de l’accord initial avec le client jusqu’à la gestion des justificatifs, se résume en trois étapes.
Ce schéma montre les trois éléments d’une gestion : un accord contractuel, une méthode de calcul et une collecte des justificatifs.
Le calcul via les indemnités kilométriques
Cette méthode s’appuie sur le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. C’est un système forfaitaire qui englobe les coûts liés à l’usage d’un véhicule personnel pour une mission : la dépréciation, l’entretien, les réparations, l’assurance et le carburant.
Le calcul est le suivant : on multiplie la distance parcourue par le taux correspondant à la puissance fiscale (CV) du véhicule.
Pour l’imposition des revenus de l’année passée, le gouvernement a maintenu les montants. La majoration de 20 % pour les véhicules 100% électriques, introduite en 2021, est toujours en vigueur.
Exemple :
Un consultant utilise sa voiture de 5 CV pour un trajet de 150 km aller-retour. Le barème fiscal pour un véhicule de cette puissance, sur une distance annuelle de moins de 5 000 km, est de 0,636 €/km.
Le calcul est donc : 150 km x 0,636 € = 95,40 €.
L’avantage de cette approche est sa simplicité.
Le calcul sur la base des frais réels
L’autre option consiste à facturer au client chaque euro dépensé durant le déplacement. Cette méthode exige une rigueur : chaque dépense doit être justifiée par une pièce comptable originale et lisible.
Les dépenses qui peuvent être incluses sont :
Pour chaque dépense, le justificatif doit indiquer le montant, la date, la nature du service et le nom du fournisseur. Une organisation est donc requise pour ne rien oublier.
Choisir entre barème kilométrique et frais réels
Le choix de la méthode dépend de la nature et de la fréquence des déplacements. Voici un comparatif des avantages et inconvénients de chaque approche.
Comparatif des méthodes de calcul des frais de déplacement
Pour des missions courtes et régulières en voiture, le barème kilométrique est souvent la solution. Pour des projets impliquant des voyages plus longs avec nuits d’hôtel et billets de train, le calcul au réel est plus juste et adapté pour couvrir l’intégralité des coûts avancés.
Maîtriser les règles de TVA sur les frais refacturés
La gestion de la TVA est un point de la facturation des frais de déplacement au client. Une erreur d’application peut entraîner un redressement fiscal. Il est donc utile de bien faire la différence entre les cas où la TVA s’applique et ceux où elle ne s’applique pas.
La méthode de facturation choisie influe sur les règles. Que vous optiez pour un forfait ou un remboursement au réel, les implications fiscales sont différentes.
La TVA sur les frais facturés au forfait
Quand on choisit de facturer les frais de déplacement au forfait, la règle est simple. Le montant facturé est perçu par l’administration fiscale comme un complément de la prestation principale.
Ce montant est donc soumis à la TVA. Le taux appliqué sera le même que celui du service. Si la prestation principale est taxée à 20 %, le forfait déplacement le sera aussi.
La TVA pour les remboursements au réel
Pour les frais réels, la distinction se joue sur la nature de la dépense et sur la possibilité de récupérer ou non la TVA avancée.
Deux scénarios existent :
Quand peut-on déduire la TVA sur les dépenses engagées ?
Pour la trésorerie, il est utile de savoir sur quelles dépenses vous pouvez récupérer la TVA avant de les facturer au client. Les règles sont définies par le Code Général des Impôts.
Voici un récapitulatif des cas courants :
Chaque dépense doit être appuyée par une facture mentionnant la TVA pour pouvoir la déduire. La maîtrise de ces règles sécurise la facturation des frais de déplacement au client.
Automatiser pour optimiser la gestion des frais
Gérer la facturation des frais de déplacement au client manuellement est une charge administrative. Entre le suivi des justificatifs papier, les calculs d’indemnités et les ressaisies sur les factures, les erreurs et la perte de temps sont fréquentes. L’automatisation fiabilise les données et accélère les remboursements.
Passer au numérique permet de centraliser l’information et de la rendre accessible. Chaque collaborateur soumet ses dépenses en direct, et la comptabilité a une vision claire pour préparer la facturation client. Cette approche limite les oublis.
Centraliser la capture des justificatifs
La première étape est d’éliminer le papier. Les outils actuels permettent aux équipes de scanner leurs reçus avec leur smartphone.
L’application extrait les informations clés (montant, date, fournisseur, TVA) grâce à la reconnaissance de caractères (OCR). Les données sont enregistrées automatiquement. Cela évite les tickets perdus et la saisie manuelle.
La dématérialisation fait gagner du temps. Un salarié peut traiter une note de frais en moins de 5 minutes au lieu de plus de 30 minutes. Cette efficacité se ressent sur le suivi des dépenses refacturées. C’est une réponse pour optimiser les coûts et rester conforme aux réglementations.
Automatiser le calcul et l’intégration des frais
Une fois les justificatifs capturés, les logiciels de gestion prennent le relais. Ils s’intègrent à des services de cartographie pour calculer les indemnités kilométriques, en appliquant le bon barème fiscal.
Le système applique ensuite les règles propres à l’entreprise, comme les plafonds de remboursement. Les montants sont validés, puis prêts à être injectés dans le logiciel de facturation. Cela élimine les doubles saisies. Les frais de déplacement sont ajoutés sur la facture du client, avec un calcul juste et conforme.
Les bénéfices de cette approche sont :
Définir un circuit de validation interne
L’automatisation inclut un contrôle. Un circuit de validation numérique permet de mettre en place des règles d’approbation. Chaque dépense soumise par un collaborateur est envoyée au manager pour validation.
Le manager reçoit une alerte et peut approuver ou refuser la dépense depuis son ordinateur ou son mobile, après avoir consulté le justificatif. Ce processus garantit que seules les dépenses conformes à la politique de l’entreprise sont remboursées et refacturées.
Ce flux de travail responsabilise les managers, réduit les délais de traitement et donne une vision globale des dépenses. La facturation des frais de déplacement au client devient la dernière étape d’un processus maîtrisé.
Digitaliser la gestion de votre flotte avec Drivein permet de centraliser toutes les données et d’automatiser le suivi des déplacements. Vous simplifiez la collecte des informations et garantissez une facturation précise et conforme. Pour voir comment optimiser la gestion de votre parc, découvrez la solution sur https://drivein-fleet.com.
Catégories
Articles récents
Le logiciel de gestion de flotte automobile
10 décembre 2025Guide de la location longue durée véhicule
10 décembre 2025TVA sur péage: Guide pratique
10 décembre 2025