Les bonnes pratiques pour le renouvellement de flotte : quand et comment le faire ?

Découvrez quand et comment réussir le renouvellement d’une flotte en LLD : appels d’offres, fiscalité automobile, optimisation TCO et logiciel de gestion de flotte.

Le renouvellement d’une flotte automobile est un moment stratégique qui impacte la performance, les coûts et l’image de l’entreprise. En Location Longue Durée (LLD), cette étape devient à la fois plus fluide et plus délicate à orchestrer, notamment dans le cadre d’appels d’offres ou de négociations avec constructeurs et loueurs. Voici les étapes clés et bonnes pratiques pour réussir ce processus tout en optimisant le TCO (Total Cost of Ownership) et en valorisant votre gestion flotte automobile.

1. Choisir le bon moment pour le renouvellement d’une flotte    

• Cycle de vie optimal
  Il est recommandé de renouveler les véhicules avant qu’ils ne deviennent trop coûteux à entretenir. La durée optimale dépend du modèle, de l’usage et des coûts associés à l’énergie, à la maintenance, ou à la remise en état.
• Anticipation
  Commencer à planifier au moins 6 mois avant la fin du contrat permet d’éviter les retards ou ruptures dans la mobilité de votre flotte.
• Aligner avec la réglementation
  En 2025, la loi LOM impose des quotas de renouvellement de flotte avec des véhicules à faibles émissions : 20 % pour les entreprises privées, et jusqu’à 50 % ou plus pour les entités publiques

2. Avant de lancer un appel d’offres  

Posez-vous les bonnes questions pour structurer votre réponse :

• Quel est l’état actuel du parc (usure, kilométrage, types d’usage) ?
• Quelles données réglementaires et fiscales doivent être prises en compte (quotas LOM, TVS, bonus) ?
• Quels sont vos besoins en termes de durée, kilométrage, services inclus (maintenance, pneus, assistance), quel est votre pivot par catégorie de condcuteurs ?
• Quelles sont les délais de livraison des véhicules ciblés et comment coordonner la reprise/restauration des actuels ?

3. Lors de la phase de négociation avec les loueurs et constructeurs  

• Après avoir rédigé le cahier des charges, mettre en concurrence les loueurs sur toutes les prestations que vous avez opté : Taux finanicer, loyers, entretien, pneumatiques, gestion des restitutions, assurance, véhicule de remplacement. Comparer les offres grâce à une grille de fluidité intégrée dans votre outil de gestion de flotte, qui modélise coûts, durée, kilométrage et aide à valider les meilleures conditions.
• Négocier avec les constructeurs mes meileures remises sur vos modèles à volume. L’amortissement des véhicules est le poste le plus important du TCO. Plus les remises sont élevés et plus les valeurs résiduelles des loueurs sur le smodèles sélectionnés sont élevés alors plus ce coût sera optimisé. Une remise importante ne signifie un TCO optimisé. Que ce soit en achat, comme en LLD, il faut toujours penser à la revente du véhicule et à sa côte d’amour sur le marché VO.

2. Avant de lancer un appel d’offres  

Posez-vous les bonnes questions pour structurer votre réponse :

• Quel est l’état actuel du parc (usure, kilométrage, types d’usage) ?
• Quelles données réglementaires et fiscales doivent être prises en compte (quotas LOM, TVS, bonus) ?
• Quels sont vos besoins en termes de durée, kilométrage, services inclus (maintenance, pneus, assistance), quel est votre pivot par catégorie de condcuteurs ?
• Quelles sont les délais de livraison des véhicules ciblés et comment coordonner la reprise/restauration des actuels ?

3. Lors de la phase de négociation avec les loueurs et constructeurs  

• Après avoir rédigé le cahier des charges, mettre en concurrence les loueurs sur toutes les prestations que vous avez opté : Taux finanicer, loyers, entretien, pneumatiques, gestion des restitutions, assurance, véhicule de remplacement. Comparer les offres grâce à une grille de fluidité intégrée dans votre outil de gestion de flotte, qui modélise coûts, durée, kilométrage et aide à valider les meilleures conditions.
• Négocier avec les constructeurs mes meileures remises sur vos modèles à volume. L’amortissement des véhicules est le poste le plus important du TCO. Plus les remises sont élevés et plus les valeurs résiduelles des loueurs sur le smodèles sélectionnés sont élevés alors plus ce coût sera optimisé. Une remise importante ne signifie un TCO optimisé. Que ce soit en achat, comme en LLD, il faut toujours penser à la revente du véhicule et à sa côte d’amour sur le marché VO.

4. Piloter la phase de renouvellement opérationnel  

• Coordonner la restitution des anciens véhicules et la livraison des nouveaux pour éviter toute rupture de service. Les conducteurs sont souvent généralement satisfait de cette période.
• Anticiper les frais de remise en état (rayures, usure), en les minimisant par un bon suivi conducteur et des entretiens réguliers.
• Utiliser un outil de gestion de flotte pour suivre :

• Les commandes et communiquer le sinformations aux conducteurs via l’application mobile dédiée.
• Les livraisons afin d’envoyer tous les éléments nécessaires aux conducteurs : Carte grise, mémo assurance, adresse de livraison…
• Etablir un reporting global pour la direction financière, les RH ou les services généraux…

5. Toujours tirer des enseignements post-renouvellement  

• Analyser l’impact sur le TCO : comparaison avec les véhicules précédents, coût global, retour sur investissement.
• Réintégrer les bonnes pratiques dans la car policy : durées, kilométrages, critères écologiques, budget, typologie des véhicules.
• Préparer le cycle suivant, en tenant compte de l’expérience opératoire et des évolutions réglementaires.

Le renouvellement d’une flotte automobile doit être un processus anticipé, structuré et négocié avec finesse. Entre appel d’offres, optimisation de la fiscalité automobile, maîtrise du TCO, anticipation des obligations (comme la loi LOM) et suivi rigoureux post-renouvellement, le rôle du conseiller en achat est clé. Drivein vous propose ses solutions SMART IT et SMART OPTI – Logiciel et Conseils – afin d’assurer les bonnes pratiques. L’objectif est transformer cette étape stratégique en levier de performance et de maîtrise des coûts.